Varastoinnin ulkoistaminen voi olla yritykselle järkevä tapa kasvattaa varastointikapasiteettia, tehostaa logistiikkaa ja vapauttaa omia resursseja muuhun liiketoimintaan. Jotta yhteistyö ulkoisen varastopalvelun kanssa toimii sujuvasti, myös järjestelmien välisen tiedonkulun on oltava kunnossa. ERP-järjestelmän ja ulkoisen varaston integraatio yhdistää yrityksen toiminnanohjauksen varaston päivittäisiin tapahtumiin.
Tiivistelmä
Ulkoinen varasto tarjoaa yritykselle varastointi- ja logistiikkapalveluita ilman tarvetta ylläpitää omaa varastoa tai kasvattaa sen kapasiteettia.
Integraatio ERP-järjestelmään yhdistää yrityksen ja varastopalvelun järjestelmät, jolloin esimerkiksi ostotilaukset, keruupyynnöt ja varastosaldot siirtyvät automaattisesti järjestelmien välillä.
Ajantasainen varastotieto auttaa hallitsemaan myyntiä, hankintoja ja toimituksia ilman manuaalista tietojen päivittämistä.
Collapickilla on kokemusta useista erilaisista varastojärjestelmistä ja integraatiototeutuksista, jolloin ulkoiset varastot integroidaan saumattomasti Odoo-pohjaiseen Collapick Tempo ERP-järjestelmään.
Mikä on ulkoinen varasto?
Ulkoinen varasto tarkoittaa yrityksen ulkopuolisen palveluntarjoajan ylläpitämää varastoa, jossa yrityksen tuotteita säilytetään ja käsitellään. Yritys ostaa varastointipalvelun sen sijaan, että ylläpitäisi omaa varastoa henkilöstöineen, tiloineen ja järjestelmineen.
Palvelun sisältö vaihtelee sopimuksen ja tarpeiden mukaan. Ulkoinen varasto voi huolehtia esimerkiksi tavaran vastaanotosta, varastoinnista, tilausten keräilystä, pakkaamisesta ja lähetysten käsittelystä. Useimmat tarjoavat myös lisäarvopalveluita, kuten tarroitusta, esiasennusta, laaduntarkastusta, kokoonpanoa ja myyntiesillepanojen valmistelua. Tuotteet voidaan toimittaa varastosta suoraan loppuasiakkaille tai jälleenmyyjille.
Ulkoinen varasto ei siis tarkoita pelkästään lisätilaa tavaroille, vaan parhaimmillaan kokonaisvaltaista logistiikkapalvelua.
Milloin ulkoisen varaston käyttäminen kannattaa?
Ulkoisen varaston käyttö voi tulla ajankohtaiseksi monenlaisissa tilanteissa. Yrityksen kasvaessa oma varastokapasiteetti voi käydä riittämättömäksi, verkkokaupan tilausten määrä kasvaa tai logistiikka alkaa sitoa yhä enemmän henkilöstön aikaa.
Ulkoistaminen voi olla hyvä vaihtoehto myös silloin, kun yrityksen toiminta on kausiluonteista ja varastointitarve vaihtelee vuoden aikana. Tällöin omiin varastotiloihin ja henkilöstöön sitoutuminen ei välttämättä ole tarkoituksenmukaista.
Ulkoisen varaston avulla yritys voi esimerkiksi:
kasvattaa varastointikapasiteettia ilman omia lisätiloja
vähentää varaston ylläpitoon ja tilausten käsittelyyn kuluvaa työtä
hyödyntää logistiikkapalveluntarjoajan osaamista ja olemassa olevaa infrastruktuuria
mukauttaa varastointia liiketoiminnan ja kysynnän muutoksiin
keskittää omat resurssit esimerkiksi myyntiin, tuotantoon ja liiketoiminnan kehittämiseen.
Ulkoistaminen ei kuitenkaan yksin ratkaise varastonhallinnan haasteita. Jotta yrityksellä säilyy hyvä näkyvyys varastotilanteeseen ja tilauksiin, ulkoisen varaston ja oman toiminnanohjauksen välisen tiedonkulun täytyy toimia.
Miksi ulkoinen varasto kannattaa integroida ERP-järjestelmään?
Kun yritys käyttää ulkoista varastoa, varastoon liittyvää tietoa syntyy kahdessa eri järjestelmässä. Yrityksen ERP-järjestelmässä käsitellään esimerkiksi osto- ja myyntitilauksia, kun taas varastopalvelun omassa varastonhallintajärjestelmässä hoidetaan tavaran vastaanottoa, keräilyä, pakkaamista ja lähettämistä.
Ilman integraatiota tietoja joudutaan siirtämään järjestelmien välillä esimerkiksi sähköpostitse, tiedostoina tai manuaalisesti kirjaamalla. Tämä lisää työvaiheita ja kasvattaa virheiden mahdollisuutta. Samalla ajantasaisen kokonaiskuvan muodostaminen varastotilanteesta voi olla hankalaa.
Integraation avulla järjestelmät vaihtavat tietoa automaattisesti. Kun ERP-järjestelmässä tehdään esimerkiksi myyntitilaus, tarvittavat tiedot voidaan välittää suoraan ulkoiselle varastolle keräilyä varten. Kun varasto lähettää tilauksen, tieto lähetyksestä ja varastomuutoksista palautuu ERP-järjestelmään.
Näin yrityksen ei tarvitse ylläpitää samoja tietoja kahdessa paikassa tai selvittää erikseen, missä vaiheessa tilauksen käsittely etenee.
Miten ERP-järjestelmän ja ulkoisen varaston integraatio toimii?
Integraation tarkka toteutus riippuu käytössä olevista järjestelmistä ja yrityksen toimintamallista. Yleensä tiedonsiirto kattaa kuitenkin ainakin tavaran vastaanoton, varastotäydennykset, myyntitilausten käsittelyn ja varastosaldojen päivittymisen.
Käytännössä prosessi voi edetä esimerkiksi näin:
1. Varastotäydennykset ja ostotilaukset
Kun yritys tilaa tuotteita varastoon, ERP-järjestelmästä voidaan välittää ostotilaus tai ennakkotieto saapuvasta tavarasta suoraan ulkoiselle varastolle. Varasto saa tiedon odotettavasta toimituksesta ja pystyy valmistautumaan tavaran vastaanottoon.
2. Tuotteiden vastaanotto ja varastosaldot
Kun tavara saapuu ulkoiseen varastoon, vastaanotetut määrät voidaan välittää takaisin ERP-järjestelmään. Näin yrityksen varastosaldot pysyvät ajan tasalla myös silloin, kun tuotteet sijaitsevat muualla kuin yrityksen omissa tiloissa.
3. Myyntitilaukset ja keräilypyynnöt
Kun asiakas tekee tilauksen, ERP-järjestelmä välittää tilauksen tiedot automaattisesti ulkoiselle varastolle. Varasto saa keräilypyynnön, jonka perusteella tuotteet kerätään, pakataan ja valmistellaan lähetystä varten.
4. Lähetykset ja toimituskuittaukset
Kun tilaus lähtee varastolta, tieto lähetyksestä ja toimitetuista tuotteista palautuu ERP-järjestelmään. Tällöin myös myynnin ja asiakaspalvelun käytössä on ajantasainen tieto tilauksen etenemisestä.
5. Tuotetietojen ylläpito
Tarvittaessa myös tuotetiedot voidaan siirtää järjestelmien välillä automaattisesti. Kun yritys lisää uuden tuotteen tai muuttaa olemassa olevan tuotteen tietoja ERP-järjestelmässä, päivitykset välittyvät ulkoisen varaston järjestelmään.
Kaikkia näitä toimintoja ei tarvitse ottaa käyttöön kerralla. Integraatio suunnitellaan yrityksen tarpeiden, käytössä olevien järjestelmien ja varastopalvelun toimintamallin mukaan.
Mitä hyötyä ulkoisen varaston integraatiosta on?
Integraation tärkein hyöty on se, että yrityksen ja ulkoisen varaston toiminta muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden. Vaikka varastointi ja logistiikka tapahtuvat yrityksen omien tilojen ulkopuolella, niiden ohjaaminen ja seuranta onnistuvat osana normaalia toiminnanohjausta.
Vähemmän manuaalista työtä
Tilaus- ja varastotietoja ei tarvitse siirtää järjestelmästä toiseen käsin. Automaattinen tiedonsiirto vähentää toistuvia työvaiheita ja tietojen uudelleenkirjaamista.
Ajantasaiset varastosaldot
Kun varastotapahtumat päivittyvät järjestelmien välillä, yrityksellä on parempi näkyvyys tuotteiden saatavuuteen. Tämä on erityisen tärkeää verkkokaupassa, jossa vanhentunut varastotieto voi johtaa tilanteeseen, jossa asiakkaalle myydään tuotetta, jota ei todellisuudessa ole saatavilla.
Sujuvampi tilausten käsittely
Myyntitilaukset siirtyvät varastolle ilman erillistä tilausten välittämistä. Myös keräilyn ja lähettämisen kuittaukset palautuvat automaattisesti, jolloin tilauksen etenemistä on helpompi seurata.
Vähemmän virheitä
Kun samoja tietoja ei tarvitse syöttää useaan järjestelmään, myös näppäilyvirheiden ja ristiriitaisten tietojen riski pienenee.
Parempi kokonaiskuva liiketoiminnasta
Varastotiedot ovat käytettävissä osana ERP-järjestelmää, jolloin hankintojen, myynnin ja toimitusten suunnittelussa voidaan hyödyntää ajantasaista tietoa.
Toteutettuja ulkoisen varaston integraatioita
Collapickilla on kokemusta useiden erilaisten ulkoisten varastojen ja varastonhallintajärjestelmien integroinnista Odoo-pohjaiseen toiminnanohjaukseen. Toteutuksissa on hyödynnetty sekä Collapick Tempoa että Odoon vakio-ominaisuuksia. Integraatiot on rakennettu asiakkaiden ja varastopalveluiden tarpeiden mukaan.
Tässä muutamia esimerkkejä toteutuksistamme.
Odoo–Odoo: kaksi ERP-järjestelmää yhteistyössä
Tässä toteutuksessa ulkoisen varaston hallinta perustuu kahden Odoo-ympäristön väliseen integraatioon. Toinen järjestelmä toimii myyjänä ja toinen ulkoisen varaston palveluntarjoajan järjestelmänä.
Järjestelmien välinen tiedonsiirto kattaa keskeiset varastoprosessit:
Automaattiset ostotilaukset: varastotäydennyksiä koskevat tiedot siirtyvät myyjän järjestelmästä ulkoiselle varastolle.
Keräilypyynnöt ja kuittaukset: myyntitilaukset välittyvät varastolle kerättäväksi, ja varasto kuittaa lähetykset niiden valmistuttua.
Ajantasaiset varastosaldot: tieto varaston määristä liikkuu järjestelmien välillä, jolloin myyjän käytössä on ajantasainen tieto tuotteiden saatavuudesta.
Toteutus osoittaa, että ulkoisen varaston integraatio voidaan rakentaa myös kahden Odoo-ympäristön välille, vaikka järjestelmät toimivat eri yritysten käytössä.
Collico: ulkoinen varasto osana Collapick Tempoa
Collicon (aputoiminimi Colligx Oy:lle) ulkoisen varaston integraatiossa varastonhallinta on yhdistetty osaksi Collapick Tempo ERP -järjestelmää. Tavoitteena on, että yrityksen oma toiminnanohjaus ja ulkoisen varaston prosessit toimivat saumattomasti yhdessä.
Integraation avulla:
varastotäydennyksiä koskevat ostotilaukset välittyvät automaattisesti varastolle
myyntitilaukset siirtyvät suoraan keräiltäväksi
varasto kuittaa lähetykset, jolloin tieto tilausten etenemisestä päivittyy
varastosaldot pysyvät ajan tasalla järjestelmien välillä
uudet tuotteet ja muuttuneet tuotetiedot päivittyvät Odoosta Collicoon automaattisesti.
Yksi esimerkki toteutuksesta on Nutriment Company Finland 1 Oy:n (ent. Eläinruokatehdas Lemmikin) asiakastarina, jossa Collicon ulkoinen varasto yhdistettiin osaksi Collapick Tempo ERP -järjestelmää.
Tutustu toteutukseen tarkemmin: Case Lemmikki – Collapick Tempon, ulkoisen varaston ja keskusliikkeiden yhdistäminen
Huhtala Logistics: integraatio HloStore-varastojärjestelmään
Huhtala Logisticsin tarjoamissa ulkoisen varaston palveluissa käytetään HloStore-varastojärjestelmää. Integraation avulla yrityksen ERP-järjestelmä ja ulkoisen varaston järjestelmä vaihtavat tietoa varastotäydennyksistä, myyntitilauksista ja varastosaldoista.
Tiedonsiirto mahdollistaa esimerkiksi ostotilausten automaattisen välittämisen varastolle, myyntitilausten siirtymisen suoraan keräilyyn sekä lähetysten kuittaamisen takaisin ERP-järjestelmään. Näin myös ulkoisessa varastossa olevien tuotteiden saatavuudesta on käytettävissä ajantasainen tieto.
Logmaster WMS: varastotapahtumat ja tuotetiedot automaattisesti
Logmaster WMS -varastonhallintajärjestelmään toteutetussa integraatiossa tiedonsiirto kattaa varastotäydennykset, myyntitilausten keräilyn, lähetysten kuittaukset ja varastosaldot.
Lisäksi integraatioon kuuluu automaattinen tuotetietojen siirto. Kun tuotteita lisätään tai niiden tietoja muutetaan Odoossa, tiedot päivittyvät Logmasteriin ilman erillistä manuaalista työtä.
Posti WMS: varastointi ja tilausten käsittely osana ERP-järjestelmää
Posti WMS -varastonhallintajärjestelmään toteutetussa integraatiossa ERP-järjestelmän ja ulkoisen varaston välinen tiedonsiirto kattaa samat keskeiset vaiheet: ostotilaukset, keräilypyynnöt, lähetyskuittaukset ja varastosaldot.
Myös tuotetiedot siirtyvät automaattisesti Odoosta Posti WMS -järjestelmään. Näin tuotteiden perustiedot pysyvät yhdenmukaisina molemmissa järjestelmissä, eikä muutoksia tarvitse tehdä erikseen kummassakin paikassa.
Ulkoinen varasto toimii parhaiten, kun tieto kulkee
Varastoinnin ulkoistaminen voi helpottaa yrityksen arkea merkittävästi, mutta toimivan kokonaisuuden kannalta on tärkeää huolehtia myös järjestelmien välisestä tiedonkulusta. Kun ERP-järjestelmä ja ulkoinen varasto on integroitu, yritys pystyy seuraamaan ja ohjaamaan varastoprosesseja osana omaa toiminnanohjaustaan.
Collapick toteuttaa Odoo- ja Collapick Tempo -järjestelmien integraatioita erilaisiin ulkoisiin varastonhallintajärjestelmiin. Integraatio suunnitellaan aina käytössä olevien järjestelmien ja yrityksen toimintamallin mukaan.
Pohditko ulkoisen varaston käyttöönottoa tai nykyisen varastopalvelun yhdistämistä ERP-järjestelmään? Keskustellaan, millainen integraatio palvelisi parhaiten yrityksesi tarpeita.