Pilotointi käyttöönoton tukena

2018-11-21 14:16:00

Mitä pilotointi on?

Pilotilla tarkoitetaan testijaksoa, jona aikana uutta toimintamallia kokeillaan yritykselle pienemmällä porukalla. Pilotin aikana kerätään aktiivisesti palautetta pilottiryhmiltä miten uudet työkalut ja toimintamallit sopivat heille. Tuon palautteen avulla voidaan tehdä muutoksia järjestelmään, asiakkaan prosessiin tai toimintamalliin.

Loppujen lopuksi pilotin tarkoitus on selventää asiakkaalle kuinka hyvin mahdollinen järjestelmä heille sopisi. Pilotin aikana tehdään varsinaisesta käyttöönotosta suunnitelma johon jo pilotin aikana voidaan varautua. Sen avulla käyttöönotto sujuu helpommin kun yrityksessä on jo käyttöönotossa henkilöitä, jotka osaavat käyttää järjestelmää. Muutosvastarinta myös alenee kun jo pilottivaiheessa ollaan otettu loppukäyttäjät huomioon ja he ovat pääseet vaikuttamaan uuteen toimintamalliin.


Miten pilotoinnista saa suurimman hyödyn?

Pilotoinnista saa suurimman hyödyn kun kommunikointi pelaa. Sekä asiakkaan, että toimittajan puolelta valitaan pilotin alussa vastuuhenkilöt, jotka varmistavat pilotin etenemisen. Kommunikointia helpottaa viikottaiset tilannekatsaukset joiden perusteella voidaan tehdä tarvittavia muutoksia pilotin kulkuun ja sisältöön.

Ennen pilottia pitää määrittää pilotin tavoitteet ja miten niihin pääsyä mitataan. Haetaanko pilotoinnilla tehokkuutta johonkin yrityksen osa-alueeseen? Esimerkiksi voidaan mitata poikkeamien määrää sekä niiden ilmoittamiseen ja hallinnoimiseen kuluvaa aikaa ja verrata niitä ennen ja jälkeen pilottia.

Asiakkaan puolella tärkeässä roolissa on johtaminen. Pilotin myötä tulee käyttöön uusia toimintamalleja ja johtamisella varmistetaan, että pilottiryhmät noudattavat näitä toimintamalleja. Jos palataan vanhaan kaavaan niin pilotista ei ole ollenkaan hyötyä.

Mitä lähteä pilotoimaan?

Älä ota pilotointiin liikaa toiminnallisuuksia. Valitse osa-alueet tarpeen mukaan eli mitkä kohdat mielestäsi tarvitsevat sparrausta esimerkiksi tuotannossa. Joillakin se voi olla poikkeamat ja joillakin sähköinen dokumentointi. Älä kuitenkaan valitse enempää kuin kolme sillä pilotin tarkoitus on testata näitä ketterästi ja liika on liikaa.

Esimerkiksi Ponnisteesta yritys voi nopeallakin aikatualulla lähteä pilotoimaan sähköistä dokumentointia. Pilotointi voidaan aloittaa tarkastelemalla yrityksesi aikaisempaa dokumentointia ja luomalla yhteistyössä uudet sähköiset versiot Ponnisteeseen. Pilotoinnin aikana dokumentointia voidaan parantaa työntekijöiden palautteen perusteella, lisätä erilaisia ominaisuuksia kuten kuvien lisäämisen ja suunnitella mahdollisia tulevia integrointeja. 

Ponnisteen puolelta myös löytyy muita helposti pilotoitavia kohteita kuten poikkeamien sekä turvallisuushavaintojen hallinnointi, visuaalisen tiedon esittäminen ja häiriöiden seuraaminen. Pilotointiin voidaan myös ottaa mukaan konedatan keruu.

 


Mitä vaiheita pilotointiin kuuluu?

 

Pilotointi pitää sisällään viisi päävaihetta:

  1. Pilotin kohteiden valinta

  2. Pilotoitavan prosessin avaaminen

    •  Selvitetään asiakkaan kanssa miten heillä nykyisellään toimitaan ja miten se tulee muuttumaan pilottiryhmille

  3. Koulutus pilotin käyttöön ja sen käyttöönotto

  4. Pilotin käyttö 1-2kk

    •  Kokeillaan ketterästi uusia toimintoja ja hiotaan prosesseja

  5. Pilotin tulosten läpikäynti ja jatkon suunnittelu

    •  Käydään lävitse oliko pilotti onnistunut ja miten tulokset vaikuttavat mahdolliseen käyttöönottoon

Jäikö kysyttävää? Kysy kirjoittajalta!

Ville Kumpulainen | Myynti ja konsultointi

0400982102

ville.kumpulainen@collapick.com

 

Sinua voisi kiinnostaa myös nämä