Loppukäyttäjä mukaan ostopäätökseen

2018-11-28 14:37:00

Erilaiset järjestelmät on kriittinen osa yrityksen toimintakykyä. Mediassa näkyy säännöllisesti uutisia epäonnistuneista ERP-projekteista, jotka ovat ylittäneet budjettinsa moninkertaisesti. Pahimmissa tapauksissa nämä projektit ovat ajaneet yritykset irtisanomaan henkilöstöä, koska yrityksellä ei ole varaa pitää heitä töissä.  

Uuden järjestelmän hankinta on yritykselle kulu tai investointi riippuen siitä, saadaanko järjestelmä oikeasti käyttöön. Ensimmäinen kriittinen virhe järjestelmän hankinnassa tehdään yleensä jo ostopäätöksen yhteydessä. 

 

Mikä menee pieleen ostopäätöksessä?

Nykyaikaisessa ostamiskulttuurissa ostoprosessiin osallistuu yhä enemmän henkilöitä. Johtotaso on päätöksenteossa mukana kattavasti; on tuotantojohtajaa, talousjohtajaa, toimitusjohtajaa jne. Johtotason sitouttaminen päätöksentekoon on tietenkin äärimmäisen tärkeää. Haaste piilee siinä, että järjestelmien hankintapäätöksen tekevät siis sellaiset henkilöt, jotka eivät välttämättä itse edes käytä järjestelmää tai ovat ainakin käyttäjien vähemmistössä. Pahimmassa tapauksessa kenelläkään päätöksentekoon osallistuvasta henkilöistä ei ole kunnollista käsitystä siitä, millaiseen toimintoon, ympäristöön tai prosessiin järjestelmää ollaan ostamassa.


Kuvitteellinen esimerkki teollisuudesta:
Teollisuuden yrityksen ostopäätökseen osallistuu tuotantopäällikkö muun johdon kanssa. Tuotantopäälliköllä on hyvä käsitys ylätason prosessista ja hän tietää korkealla tasolla, mitä kukakin tuotannon työntekijä tekee. Tai näin hän on luullut. Todellisuudessa syystä X asioita tehdään toistuvasti prosessista eriävällä tavalla. Tämä johtuu siitä, että työntekijät ovat huomanneet, että joidenkin prosessin vaiheiden tekeminen vaihtuvassa järjestyksessä sujuvoittaa tuotantoa. 


Merkittävän haasteen ostamiseen tuo myös se, että isosta järjestelmähankinnasta päätetään kerralla. Ostopäätökseen osallistuva johtoporras pääsee ehkä näkemään jotain käyttöliittymäkuvia tai kokeilemaan demoa. Päätös tehdään todella rajalliseen tietoon perustuen ilman kokemusta siitä, miten järjestelmä toimii ja ratkaisee todellisia ongelmia. Tämä johtaa siihen, että ostetaan todella kallis päätös mututuntumalla tai vääristyneisiin mittareihin perustuen.

 

Miten loppukäyttäjä mukaan ostopäätökseen?

Ihminen sitoutuu muutokseen paremmin, jos pääsee itse vaikuttamaan siihen. Samaa pätee myös järjestelmien valintaan. Kun loppukäyttäjä pääsee jo ostovaiheessa kertomaan mielipiteensä ostettavasta järjestelmästä ja tulee kuulluksi, suhtautuu hän uuteen järjestelmään todennäköisesti paremmin. 

Työntekijät tuntevat oman työnsä lähtökohtaisesti paremmin kuin johtajat. He tietävät, miten oman työn prosessi sujuu ketterimmin ja mitä pieniä nyansseja eri vaiheessa on syytä huomioida. Ostoprosessin aikana pitäisi työntekijöiden tietotaito valjastaa osaksi päätöksentekoa, sillä he ovat oman työnsä parhaita asiantuntijoita. 

Pilottijakso on kustannustehokas tapa päästä kokeilemaan uutta järjestelmää todellisessa toimintaympäristössä. Tässä muutamia pilotoinnin hyötyjä:

  1. Muutoksen jalkautuminen ja työntekijöiden sitouttaminen muutokseen alkaa.
  2. Ymmärretään paremmin kokonaistarvetta ja ongelmia, joita ollaan ratkaisemassa.
  3. Kerätään työntekijöiltä palautetta järjestelmän toiminnasta ja soveltuvuudesta prosesseihin.
  4. Saadaan ketterästi testattua, miten pilotin kohtaana oleva järjestelmä nykyisellään soveltuu laajempaan käyttöön.
  5. Muodostetaan käsitys siitä, mikä järjestelmässä toimii hyvin ja mitä asioita pitäisi muuttaa, jotta se soveltuisi paremmin. 

Lue lisää pilotoinnista Villen kirjoittamasta blogitekestistä.


Kiteytys

Tietenkään johdon merkitystä päätöksenteossa ei pidä unohtaa, sillä johdon sitoutuminen päätöksentekoon on äärimmäisen tärkeää järjestelmän jalkautumisen kannalta. Johdon pitää ymmärtää mitä ollaan ostamassa ja miten se vaikuttaa tekemiseen. Erityisen tärkeää on ymmärtää, miksi ostopäätös ollaan tekemässä ja viestiä se myös järjestelmän loppukäyttäjille.

Ketterän ostoprosessin hyötyjä:

  • Käyttäjät sitoutuvat paremmin, koska ovat päässeet vaikuttamaan hankittavan järjestelmän valintaan.
  • Pilotoinnin avulla pystyt varmistamaan, että hankittava järjestelmä vastaa tarpeitasi - eli et osta sikaa säkissä
  • Pilotointi ja prototypointi aiheuttavat huomattavasti vähemmän kustannuksia ja pienemmän riskin kokonaisjärjestelmän kertahankintaan verrattuna.
     

Jäikö kysyttävää? Kysy kirjoittajalta!

Henna Paakinaho | Liiketoimintajohtaja

p. 040 834 9764

henna.paakinaho@collapick.com

 

Sinua voisi kiinnostaa myös nämä