Digitalisaation pikaopas

Aiheuttaako digitalisaatio harmaita hiuksia?

Digitalisaation pikaoppaassa vastaamme siihen liittyviin kysymyksiin ja kerromme sen tuomista hyödyistä. Oppassa avaamme myös, missä järjestyksessä digitalisaatiota kannattaa lähteä viemään eteenpäin. Opas on tarkoitettu kaikille digitalisaatiosta kiinnostuneille. Mukavia lukuhetkiä oppaan parissa!

1.
MITÄ DIGITALISAATIO ON?

Maailmassa on meneillään vallankumous. Prosessit, työmallit ja toimintatavat muuttuvat kiihtyvällä tahdilla; siitä voidaan syyttä digitalisaatiota. Digitalisaatio mahdollistaa vanhojen toimintatapojen tehostamiset ja uudelleen miettimisen. Siihen myös sisältyy laajemman tiedon kerääminen ja sen tarkempi hyödyntäminen. Digitalisaation siivellä uudet yritykset ovat päässeet syrjäyttämään vanhoja yrityksiä. Uber, Netflix ja AirBnb ovat loistavia esimerkkejä yrityksistä, jotka loistavat digitalisaatiosta syntyneillä uusilla palvelumalleilla.

Älä jää digijunasta!

Kehityksestä ei missään nimessä kannata jäädä jälkeen. Uusia teknologioita kannattaa seurata ja niistä pitää oppia ja kehittyä. Silmät sulkemalla kilpailijat pääsevät kehittämään omia toimintojaan ja hetken kuluttua huomaatkin olevasi yksin asemalla. Nykyaikana ei enää riitä, että työntekijöiltä löytyy vasara ja kirves. Asiakas nimittäin valitsee mielellään yrityksen joka on ajan hermolla.

Älä jää yhden toimittajan loukkuun!

Mikropalveluissa rakennetaan kokonaisuus pienemmistä sovelluksista, jotka toimivat tarkkaan omien sääntöjen mukaan. Näitä osia pystytään vaihtamaan tai päivittämään tarpeen mukaan, eikä koko järjestelmää tarvitse silloin ajaa alas. Riski jäädä yhden toimittajan loukkuun pienenee. Mikropalveluiden avulla voidaan rakentaa kokonaisuus yrityksen toimien mukaan. Valmista alustaa on hankala venyttää yrityksen tarpeisiin ja useimmiten se johtaa järjestelmävirheisiin tai kalliisiin toimenpiteisiin.

2.
HYÖDYT TALTEEN

Yritys ja tuotanto

Kun poikkeamien ja häiriöiden seuranta tehostuu, myös lopputuotteen laatua pystytään parantamaan. Uusilla työkaluilla saadaan kerättyä laajemmin tarkempaa dataa. Tarkempi ja laajempi data puolestaan auttaa johtoa ohjaamaan yritystä oikeaan suuntaan.

Asiakastyytyväisyys

Valmis tuote saapuu asiakkaalle nopeammin ja parempilaatuisena. Tuotteen / palvelun kustannuksien vähentyminen näkyy myös asiakkaan kukkarossa. Nämä monien muiden hyötyjen lisäksi nostavat asiakastyytyväisyyttä.

Ympäristö ja yhteiskunta

Prosessien ja toimintamallien päivitys vähentää hävikin muodostumista ja parantaa resurssien käytön tehokkuutta. Näin ollen ympäristö rasittuu vähemmän. Kilpailukyky globaalilla tasolla kasvaa. Reshoring eli valmistuksen palaaminen Suomeen tuo luonnollisesti lisää työpaikkoja.

Tehokkuuden lisääntyminen

Työntekijältä menee keskimäärin 12 minuuttia päivästä papereiden etsimiseen. Papereiden siirtäminen sähköiseen muotoon vähentää ajan vain murto-osaan entisestään. Papereita ei tarvitse enää tulostella, jolloin säästetään silkkaa rahaa. Tiedon ollessa pilvessä, on se turvassa katastrofeilta, eikä se vie fyysistä tilaa. Tärkeä tieto on myös aina työntekijän saatavilla, oli hän sitten yksikössä tai liikkeellä.

Turvallisuus

Paperit voivat olla riski turvallisuudelle. Niiden käyttöä ei pysty seuraamaan eikä niiden lukijakuntaa rajaamaan. Yritys voi asettaa osan papereista luettavaksi vain tietylle ryhmälle ja seurata, kuka on käynyt lukemassa niitä ja missä.

3.
RAHA VS. HYÖTY

Oikeata kumppania valitessa ei kannata tuijottaa liikaa hintalappua. On tärkeää valita sellainen tekijä, jonka kanssa homma luistaa alusta alkaen ja jonka naamaa jaksat tuijotella useamman vuoden ajan. Ei myöskään kannata poissulkea sitä vaihtoehtoa, että hankkisit palveluita kumppaniverkostolta; tällöin saat käyttöösi kerralla usean eri alan huippuja.

Selvitä kaikkien tarpeet

Sinulla on jo ajatus siitä, mitä yrityksesi voisi digitalisoida ja seuraavaksi sitä lähdetään työstämään kumppanin kanssa varsinaiseksi toimintasuunnitelmaksi. Tarpeiden kartoittamiseen on tärkeää sitouttaa mukaan ihmisiä mahdollisimman laajasti koko yrityksestä. Kokoa saman pöydän ääreen niin johtoporras kuin lattiatason tekijät avoimeen keskusteluun, jotta saat näkökulman kaikilta. Kokoa kaikista ideoistasi toiveiden tynnyri sekä valitse muutama kehitysidea ensimmäisenä testattavaksi. Parhaiten onnistut, kun viet asioita eteenpäin askel kerralla.

Hyötyminen ja lisäarvo

Digitalisaation hyöty ja arvo ei näy kertarysäyksenä pankkitilillä, vaan se kertyy koko matkan ajan. Vaikka puhumme digitalisaatioprojektista, on todennäköistä, että uusia ideoita, suunnitelmia ja mahdollisuuksia syntyy jatkuvasti.

Asiakkaamme ovat mm. saaneet liikevaihdon sekä asiakastyytyväisyyden kasvamaan digitalisaation avulla. Lisäksi he ovat pyyhältäneet kilometrejä kilpailijoidensa edelle tarjoamalla asiakkailleen jotain sellaista, mitä kukaan muu ei tarjoa. Mitä sinä haluaisit digitalisaatiolla saavuttaa?

4.
LUO KOKEILUKULTTUURI

Osissa jalkauttaminen ja pilotointi

Vaikka monesti suhtaudumme uusiin asioihin ”kaikki tänne heti nyt” -asenteella, ei digitalisoitumisen kanssa kannata liikaa ahnehtia. Askel kerrallaan eteenpäin kulkemalla ei tule uutuusähkyä, joka tekisi muutoksesta negatiivisen. Lisäksi uusista ideoista pääsee hyötymään nopeammin, mikä taas näkyy lisäarvona sinun asiakkaillesi.

Pilotointi on nykypäivää

Pilotoinnin tarkoituksena on selvittää tehokkaasti uusien toimintamallien tai tuoteideoiden toimivuutta. Pilotointiin on tärkeää valita mukaan muutoksen edistäjiä eli siihen positiivisesti suhtautuvia tekijöitä, jotka myös innokkaasti kertovat mielipiteensä. Pilotoinnin avulla tiimi saadaan sitoutettua tulevaan muutokseen mukaan jo varhaisessa vaiheessa sekä he saavat mahdollisuuden vaikuttaa.

Pilotoinnin jälkeen

Pilotoinnin avulla on saatu selville, mitkä asiat toimivat ja mitkä eivät. Tulosten perusteella tehdään suunnitelma valittujen kokonaisuuksien jalkauttamisesta koko yrityksen käyttöön. Luo roadmap konkretisoimaan ison kokonaisuuden vaiheistusta, jossa tulee esille muutoksen tuomat hyödyt erityisesti työntekijöiden näkökulmasta.

5.
EPÄONNISTUMINEN

Miten monesti olet joutunut todistamaan sen, että uuden järjestelmän hankinta on mennyt pipariksi? Tuntuuko, että budjetit ja aikataulut ovat vain ylioptimistisia satuja, joita kukaan ei pysty noudattamaan? Ongelma johtuu monesti siitä, että haukataan aivan liian iso pala kerrallaan ja eletään varsin perinteisessä “järjestelmä pelastaa kaiken” -illuusiossa.

Koko digitalisaatioprojekti on ajanhukkaa, mikäli hommaa ei hoideta alusta asti kunnolla ja valinnat tehdään pelkän hintalapun perusteella. Astelisitko oikeasti alttarille isoimman tilisaldon omaavan tyypin kanssa, jossa ei mitään muuta hyvää sitten olisikaan? Todennäköisesti et.

Esimerkkiyritys halusi tuoda prosessejaan ja toimintamalleja nykyaikaan. Toimitusjohtajalla ei ollut aikaa eikä halua olla toteutuksessa mukana. Osastojen vastuuhenkilöt olivat sitä mieltä, että asia ei heille kuulunut hoidettavaksi eivätkä työntekijät saaneet toimitusjohtajalta selvää vastausta kenen tulisi asiaa hoitaa. Digitalisaatio vaatii johtamista isommalta taholta, sillä se useimmiten ajautuu monen reviirille. Johtamisen lisäksi eri osastojen kommunikaatio on tärkeää, jotta ongelmakohdat saataisiin selville.

Lue lisää blogistamme

 

Jätä kilpailijat varjoosi!

Nyt kun tiedetään millä keinoilla projektin hyödyt saadaan katoamaan kuin tuhka tuuleen, niin keskitytään hetki siihen, miten digiprojekti saadaan onnistumaan. Onnistumisen kannalta on tärkeää kiinnittää huomiota samaan aikaan niin nykytilaan kuin siihen, mitä halutaan saavuttaa. Asioista pitää pystyä keskustelemaan avoimesti kaikkien osapuolten välillä eikä rakentaa norsunluutornia, jossa suljetuin ovin tehdään kaikki päätökset.

Onnistunut digiprojekti ei tuo hyötyjä pelkästään sinun yrityksellesi vaan myös asiakkaallesi. Digitalisaation avulla voit tarjota asiakkaallesi ensiluokkaisen asiakaskokemuksen esimerkiksi tarjoamalla reaaliaikaista tietoa tilauksesta sekä luomalla avoimen ilmapiirin, joka herättää luottamusta.

6.
HAASTEET

Muutosvastarinta

Muutoksista syntyy aina muutosvastarintaa. Niitä pystytään vähentämään ottamalla työntekijät mukaan jo suunnitteluvaiheessa. Heitä kuuntelemalla saadaa tärkeää tietoa toiminnan ongelmakohdista ja miten ne saataisiin helpoiten korjattua. Uusien työkalujen ja toimintatapojen kuuluu olla helpote työntekijöille, eikä rasite.

Lue lisää muutoksesta tästä

Aika ja resurssit

Monet yrityksistä siirtävät digitalisaatiota tulevaisuuteen vetoamalla siihen, että aika ja resurssit loppuvat. Se on kuitenkin virheliike, sillä kilpailijat saavat tuolloin tilaisuuden mennä edelle. Digitalisaatiolla onkin tarkoitus tehostaa ajankäyttöä ja resurssien optimointia.

Datan käsittely

Tiedon merkitys maailmassa kasvaa jatkuvasti. Dataa tulee kaikkialta ja siitä kannattaa ottaa kaikki irti. Collapick kytkimen avulla pystytään keräämään laitteistodataa ja analysoimaan sitä esimerkiksi Watson- tekoälyllä. Datan analysoimisella pystytään ennakoimaan esimerkiksi laiterikkoja, jolloin niihin pystytään tilaamaan huolto etukäteen.

ERP:n vaihto mielessä?

Jouduitko vaihtamaan toiminnanohjausjärjestelmän? Uuden ERP:in käyttöönotto on hidasta puuhaa ja ohjelmiston vaihtuessa tarvitaan myös koulutusta. Yrityksen kannattaa suunnata voimavaransa sinne missä niitä tarvitaan, kolmas osapuoli voi helpottaa uuden järjestelmän käyttöönottoa. Collapickilla on laaja tuntemus eri alojen ERP:eistä ja pystymme auttamaan yritystäsi ERP:n vaihdossa sekä vaihdon jälkeen syntyneisen ongelmien selvittämisestä. On tärkeää myös pitää mielessä, ettei ERP:n vaihto ole ainoa ratkaisu, vaan sen rinnalle voidaan hankkia ketteriä järjestelmiä kuten Ponniste.

Lue lisää blogistamme

 

7.
MEILLÄ JA MAAILMALLA

Digitalisaatio meillä

Suomi kuuluu digitalisaation kärkikastiin. Valtio on tiiviisti mukana digitalisaatiossa useilla hankkeillaan ja meiltä löytyykin tutkitusti EU:n parasta digiosaamista.

Uusien teknologioiden käyttöönottoa kuitenkin pelätään, vaikka niistä pitäisi ottaa kaikki irti. Tällä hetkellä eletään kiireistä aikaa ja uusien teknologioiden avulla prosesseja pystytään tehostamaan.Kun aikaa säästetään digitalisaation avulla esim raportoinnissa, niin jää aikaa tuottavaan tekemiseen.

Lue lisää blogistamme

Digitalisaatio maailmalla

Vaikka osaaminen onkin huippuluokkaa Suomessa, niin kannattaa myös seurata mitä muualla tapahtuu. Saksa aloitti teollisuuden uudelleen muotoilemisen jo vuonna 2013 Industrie 4.0 hankkeellaan. Sieltä siis löytyy jo monen vuoden kokemusta digitalisaatiosta. Käymmekin säännöllisesti vierailemassa Saksassa alan tapahtumissa.

Tekoäly

Tekoäly nähdään kasvavan seuraavan kymmenen vuoden aikana eksponentiaalisesti. Tekoälyn avulla pystytään analysoimaan niin sanottua “big dataa” ja varautumaan esimerkiksi laitteistohuoltoihin etukäteen. Tekoälyn mahdollisuudet ovat rajoittamattomat ja lisää käyttökohteita muodostetaan jatkuvasti. Yrityksen kannattaakin alkaa varautumaan tekoälyyn.

Lue lisää tekoälyn hyödyntämisestä

Kuinka varautua tulevaisuuteen?

Yritykselle tulisi määritellä toiminnan keskiössä oleva tieto eli ”master data”, joka toimii kaikkien järjestelmien pohjana. Tällöin pystytään hyödyntämään kattavasti aiemmin mainittuja mikropalveluita eikä tiedon kulku eri järjestelmien välillä muodostu ongelmaksi. Lisäksi voidaan helpommin valita tarkasteluun tietyt osa-alueet, jotka nyt ja tulevaisuudessa vaativat kehitystä.

8.
UKK

Tarvitseeko tuotannossa välttämättä olla ERP:iä?

Ei tarvitse. ERP on laaja kokonaisuus, jonka mukana voi tulla turhia työkaluja, joista silti joudut maksamaan. Nykyään pieni/keskisuuri yritys pystyy pärjäämään modulaarisilla ohjelmilla, jotka on mukautettu yrityksen tarpeisiin sopiviksi.

Onko kannattavampaa ostaa palvelut yhdeltä palvelun- tarjoajalta vai hajauttaa?

Ostamalla palvelut monelta palveluntarjoajalta et jää yhden toimittajan loukkuun ja varmistat, ettät saat parasta palvelua jokaiselle osa-alueelle.

Minulla on jo ERP, eikö se riitä?

Osalle pelkkä ERP voi riittää. On kuitenkin tapauksia, joissa ERP ei ole yksinkertaisesti pystynyt venymään muuttuneisiin toimintatapoihin. Modulaarisilla ohjelmistoilla varmistetaan, että oikeat työkalut löytyvät oikeista kohtaa.

Meillä on toimittu 20 vuotta tällä tavalla. Miksi meidän pitäisi muuttaa toimitatapoja?

Viimeisen 20 vuoden aikana yrityksiä on pudonnut pois kilpailusta kiihtyvällä tahdilla samalla kun kehitys on nopeutunut. Toimintatapoja ei tarvitse muuttaa, niitä voidaan parantantaa. Varsinkin jos pariin vuosikymmeneen niille ei ole tehty mitään. Jos kilpailukyky ei ole vielä muuttunut huonompaan, tulee se heikentymään tulevaisuudessa.

Meillä on alle 10 henkilöä tuotannossa. Mitä hyötyä digitalisaatiosta on meille?

Monet kokevat, että digitalisaatiosta on hyötyä vain isommille toimijoille. Näin ei kuitenkaan ole, sillä myös pienille yrityksille voidaan toteuttaa ratkaisuja, jotka hyödyttävät heitä. Kustannukset voidaan sopeuttaa yrityksen kokoon ja useimmiten jo pienillä toteutuksilla saadaan kasvua aikaiseksi. Osalle pelkkä nettisivujen päivitys voi riittää kun taas osalle voidaan kylkeen rakentaa maksusovellus mobiililaitteille.

9.
MIKSI PALVELUT COLLAPICKILTA?

KOKEMUS-ASIANTUNTEMUS-LUOTTAMUS-KUUNTELEMINEN-MONIPUOLISUUS

Collapickille on vuosien mittaan kertynyt kokemusta erilaisten digihankeiden myötä. Jokainen projekti on omanlaisensa ja niissä pitää pystyä toteuttamaan asiakkaan tarve. Toimimme asiakkaan kanssa yhdessä ja viemme projektit loppuun kädestä pitäen, jotta hyödyt varmasti tulevat näkymään.

Meidän kanssa luottamus syntyy nopeasti ja sitä myötä projektitkin sujuvat luontevasti. Laaja osaaminen edesauttaa monipuolisten projektien totetuttamisen ja osaamisen ansiosta näemme, mitä tarpeita yrityksellä on.

Olemme myös ajan hermolla, sillä seuraamme jatkuvasti digitalisaation trendejä maailmalla. Vierailemme säännöllisesti Saksassa erilaisissa industrie 4.0 tapahtumissa. Näin varmistamme, että asiakkaamme saavat parhaat eväät tulevaisuuden haasteisiin.

Lue lisää blogistamme