Yksi järjestelmä lisää, kiitos

2019-11-14 10:48:00

Erilaiset tietojärjestelmät ovat kriittinen osa yritysten toimintaa. CRM on myynnin arjen työkalu, jolla ylläpidetään mm. asiakasdataa. Tuotantoa ohjataan MESsin avulla. ERPillä eli toiminnanohjausjärjestelmällä taas hoidetaan yrityksen toimintaa isolla mittakaavalla. Listaahan voisi jatkaa vaikka kuinka, mutta tässä nyt muutama järjestelmä mainitakseni. 

Kun järjestelmiä on olemassa jo niin monta, niin miksi niitä sitten kannattaisi hankkia vielä lisää? Vaikka olemassa oleva tietojärjestelmien kirjo olisikin laaja, ei se silti välttämättä palvele maksimaalisesti kaikkia yrityksen eri toimintoja. Tyypillisesti esimerkiksi ERP toimii vaivattomasti taloushallinnon ja johdon työkaluna, mutta tuotannon työntekijälle sen käyttö on liki mahdotonta. CRM taas palvelee hyvin myynnin johtoa myynnin kokonaiskuvan seurannassa, mutta suorat hyödyt myyjälle voivat olla varsin minimaaliset. 

 

Onko tietojärjestelmien käyttöprosessi kunnossa?

Milloin viimeksi olet laittanut suurennuslasin alle yrityksesi tavan hyödyntää olemassa olevia järjestelmiä? Entä kuinka hyvin järjestelmien käyttö on linjassa liiketoiminnan prosessien kanssa? Liian usein ajatellaan uuden järjestelmän pelastavan tilanteen ja pian investoinnin jälkeen huomataan, miten iso määrä rahaa ja aikaa vain valui hukkaan. Kaikessa digitalisaatioon liittyvässä kehittämisessä on tärkeää pitää mielessä, ettei huonoja prosesseja tai toimintamalleja kannata digitalisoida. 

 

 Kaikessa digitalisaatioon liittyvässä kehittämisessä on tärkeää pitää mielessä, ettei huonoja prosesseja tai toimintamalleja kannata digitalisoida.

 

Kun prosesseissa tai tietojärjestelmien käytössä havaitaan ongelmia, on tärkeää selvittää, mistä pullonkaulat johtuvat ja mitkä niistä ovat kriittisimpiä. Seuraavana steppinä pitää miettiä, miten ongelma ratkaistaan parhaiten. Ratkaiseeko esimerkiksi olemassa olevien järjestelmien käytön muuttaminen tai laajentaminen ongelman vai tarvitaanko rinnalle jotain uutta. ERP on hyvä esimerkki järjestelmästä, jonka potentiaalista yritykset hyödyntävät vain murto osaa eivätkä välttämättä edes tiedä mihin kaikkeen se todella taipuu - tai miten sitä ei kannattaisi käyttää. 

 

“Lisäosilla” käyttömukavuutta ja tehokkuutta

Erityisesti silloin, kun tietojärjestelmän avulla hallitaan liiketoiminnan kannalta kriittistä dataa ja yhden järjestelmän varaan on laskettu paljon, ei sen vaihtaminen tule kyseeseen. Se ei kuitenkaan poista sitä tosi asiaa, että sen kriittisimmän järjestelmän käyttäminen voi olla todella vaikeaa. Tyypillisiä ongelmia ovat esimerkiksi järjestelmien toimimattomuus mobiililaitteilla sekä lisäksi monen järjestelmän käytettävyys on jämähtänyt 90-luvulle. 

Jos olemassa olevista järjestelmistä on selkeästi saatavissa hyötyä, mutta niiden käyttöön liittyy haasteita, kannattaa järjestelmien rinnalle ottaa käyttöön käyttöä helpottavia kokonaisuuksia. Merkittävää ajansäästöä voidaan saada aikaan sillä, että otetaan käyttöön uusi järjestelmä, johon tiedot manuaalisesti syötetään ja joka ohjaa datan sitten tarvittaviin paikkoihin automaattisesti. Tällöin vältytään tuskalta, joka aiheutuu siitä, että sama tieto joudutaan syöttämään käsin useaan paikkaan.

 

Liika tieto kun hidastaa työntekoa ja vaikeuttaa keskittymistä.

 

Toinen konkreettinen esimerkki käyttömukavuuden lisäämisestä on se, että tuodaan tuotannon työntekijälle käyttöliittymä, jonka kautta hän pystyy helposti näkemään ja kuittaamaan omaan työhönsä liittyviä asioita. Liika tieto kun hidastaa työntekoa ja vaikeuttaa keskittymistä. Kun työntekijällä on käytettävissä vain hänen kannalta olennainen tieto, tuo se työntekoon mielekkyyttä ja auttaa työntekijää käyttämään aikansa oikeiden asioiden parissa.

 

Milloin liiketoiminnan kannalta kriittinen järjestelmä kannattaa vaihtaa?

Yritykselle on harvoin järkevää lähteä vaihtamaan liiketoiminnan kannalta kriittisimpiä järjestelmiä. Järjestelmiin on vuosien varrella tallentunut valtava määrä dataa, joka ei missään nimessä saa hävitä. Järjestelmän käyttöön on myös totuttu ja se on mahdollisesti integroitu myös keskustelemaan muiden järjestelmien kanssa. Lisäksi rehellisyyden nimissä järjestelmien vaihtaminen on työläs prosessi, joka vaatii aikaa, rahaa ja kärsivällisyyttä. Järjestelmän vaihto tulee kuitenkin ajankohtaiseksi silloin, kun olemassa olevat järjestelmät eivät enää mukaudu yrityksen tekemiseen. 

 

 Järjestelmien vaihtaminen on työläs prosessi, joka vaatii aikaa, rahaa ja kärsivällisyyttä.

 

Yrityksen kasvu on yksi triggeri, joka synnyttää tarpeen uusien järjestelmien hankinnalle. Pienellä ja suurella yrityksellä on erilaisia vaatimuksia esimerkiksi raportoinnille tai asiakkuuksien hallinnalle. Pienelle yritykselle trello voi olla riittävä työkalu monessa kohtaan kun taas iso yritys tarvitsee huomattavasti järeämmät järjestelmät asioiden ja ihmisten hallintaan. 

Tänä päivänä yritys pystyy harvoin toimimaan yhden järjestelmän varassa eikä se ole edes järkevää. Tällöin liiketoiminnan ydinjärjestelmän on tärkeää olla integroitavissa muihin järjestelmiin. Etenkin vanhemmissa järjestelmissä voi olla isojakin rajoituksia sen suhteen, miten se keskustelee ulkopuolisten järjestelmien kanssa. Itselle on tullut vastaan tapauksia, jolloin integrointi on ollut käytännössä mahdotonta. Tämä voi aiheuttaa puolestaan haasteita yrityksen liiketoiminnalle. Ydinjärjestelmän huono integroituvuus onkin tänä päivänä jo vahva peruste sen vaihdolle.

 

Järjestelmien vaihtamista ja uusimista miettiessä on tärkeää pitää mielessä se, että valitsee järjestelmän, joka tukee yrityksen liiketoimintaa sekä mukautuu prosesseihin. Järjestelmien kuuluu helpottaa työntekijöiden arkea eikä kuormittaa heitä.
 

Jäikö kysyttävää? Kysy kirjoittajalta!

Henna Paakinaho  /  Liiketoimintajohtaja
p. 040 834 9764  /  henna.paakinaho@collapick.com