T&D osa 10: Näin tulet tuottavammaksi työntekijäksi

2019-09-05 10:36:00

Hypertuottavaksi pystyy vain muutama prosentti, mutta tuottavuuttaan jokainen voi parantaa. MIT:n Robert Pozen suunnittelema ja suorittima tutkimus selvitti, mitkä tekijät yhdistävät kaikista tuottavimpia henkilöitä. Tässä on tutkimuksesta muutama poiminta, miten jokainen voi parantaa omaa tuottavuuttaa. Lue vinkit läpi ja ota käyttöön sellaiset, mitkä koet sulle itselle hyödyllisiksi!

 

Priorisoi, suunnittele ja pidä tavoitteet mielessä

  • Selkiytä tavoitteesi jokaiselle päivälle sekä työtehtävällä:
    • Käy kalenterisi läpi ennen työpäivää ja kirjoita jokaiselle työtehtävälle konkreettiset tavoitteet.
  • Lähetä etukäteen lista tapaamisen käsiteltävistä asioista kaikille osapuolille
    • Näin tapaamisen aihe ja kulku pysyy selkeänä, eikä se lähde rönsyilemään.
  • Luonnostele projektit
    • Projektit kannattaa aloittaa luonnostelemalla projektin lopputulos mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Näin sinun on helppo viedä projekti päätökseen helposti.
  • Aseta lukemiselle tavoitteet, ennen kuin alat lukemaan pitkää materiaalia
    • Kun lukemisen tavoite on mielessä, pysyy fokus tekstissä. Näin vältetään se tilanne, että ollaan luettu puoli tuntia muistamatta lukemastamme kuitenkaan mitään.
  • Hahmottele tekstin rakenne ja kulku, ennen kuin alat kirjoittamaan
    • Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Hyvän rungon avulla tekstin kirjoittaminen käy jouhevasti eikä aihe lähde sivuraiteille.

 

Minimoi informaation ja tehtävien tulva

  • Tee päivittäin suoritettavista toiminnoista  -kuten pukeutumisesta-  rutiini, jonka miettimiseen ei tarvitse käyttää aikaa
    • Esimerkiksi Barack Obama omistaa vain yhdenvärisiä pukuja ettei hänen tarvitse käyttää aikaa asun valintaan
  • Jätä kalenteriin tilaa yllättäville menoille
    • Yllättävän ja kiireisen menon takia ei tarvitse lähteä muuttamaan muita aikatauluja, kun kalenterista löytyy vähän väliä tyhjiä aukkoja
  • Tarkasta puhelin maksimissaan kerran tunnissa
    • Saatamme automaattisesti tsekata puhelinta monta kertaa tunnissa ihan automaattisesti. Se kuitenkin katkaisee ajatuksemme työstä ja tekee meistä tehottomampia
  • Älä käytä aikaa turhien viestien avaamiseen
    • Katso lähettäjä sekä viestin aihe ja arvioi onko viestin avaaminen pakollista
  • Jaa suuret tehtävät pieniin osiin ja palkitse itsesi jokaisen tehtävän suorittamisen jälkeen
    • Eihän norsuakaan syödä kerralla. Näin saat motivoitua itsesi tarttumaan isoihin projekteihin
  • Delegoi
    • Jos työtehtävä on sellainen, että joku muu voi tehdä sen, delegoi se. Voit itse keskittyä siihen työhön, missä olet tuottavimmillasi

 

Informoi lyhyesti ja ytimekkäästi

  • Pidä tapaamiset ytimekkäinä
    • Pidä tapaamiset maksimissaan 90 minuutin mittaisina ja lopeta tapaamiset selkiyttämällä tulevat tavoitteet. Kaikilla pitäisi olla palaverin jälkeen selkeä kuva omista tehtävistä
  • Vastaa nopeasti tärkeisiin viesteihin
    • Älä jätä tärkeitä viestejä roikkumaan. Liian usein veisteihin vastaaminen unohtuu, jos ajattelemme että teemme sen vähän myöhemmin
  • Tuo tiimiläisille ilmi selkeät tavoitteet ja onnistumismittarit jokaiselle tehtävälle
    • Työtekijöiden on helppo tarttua työhön ja tehdä se ajallaan valmiiksi, jos työtehtävät ja tavoitteet ovat selkeä

 

Tiivistettynä: Panosta suunnitteluun, aseta selkeitä tavoitteita äläkä käytä aikaa turhiin tehtäviin

 

 

Lähde

Harvard Business Review

 

Tämä on viimeinen osa kymmenen blogitekstin sarjaa, jonka aiheena on työ ja digitalisaatio eli T&D

 

Jäikö kysyttävää? Kysy kirjoittajalta!

Outi Alastalo  /  Myynnin ja markkinoinnin harjoittelija
outi.alastalo@collapick.com